Na odzyskanie czasu w pracy projektanta wnętrz.

This is a text element. Double-click this element to edit the text. You can also resize and reposition this element freely, as well as adjust any parameters including background, border, and many others. You can also set animations for text elements, so when the user views them on the screen, they will appear with the selected effect.

10 SPOSOBÓW

Dlaczego projektanci wnętrz tracą czas?

Praca projektanta wnętrz to balansowanie między kreatywnością a zarządzaniem dziesiątkami zadań jednocześnie: projektami w toku, spotkaniami z klientami, nadzorami na budowie, zamówieniami materiałów, a do tego prowadzeniem własnej firmy. Nietrudno w tym wszystkim poczuć się przytłoczonym i mieć wrażenie, że dzień jest za krótki, a lista zadań nigdy się nie kończy.

Dobra wiadomość? Istnieją proste, sprawdzone metody, które pozwolą Ci znacząco przyspieszyć pracę i zyskać poczucie kontroli nad czasem bez poświęcania jakości projektów.

Poniżej znajdziesz 10 technik, które stosuję w swojej pracy i które możesz wdrożyć od razu. Każda z nich sprawdzi się zarówno w małej, jednoosobowej pracowni, jak i w większym biurze projektowym.

1. Zasada dwóch minut – drobiazgi załatwiaj od ręki

Jeśli coś zajmie mniej niż dwie minuty, zrób to natychmiast. To może być odpowiedź na krótkiego maila od klienta, wysłanie pliku z rzutem technicznym czy szybkie potwierdzenie zamówienia. W naszej pracy drobnych spraw jest mnóstwo. Jeśli zaczniesz odkładać je na później, wkrótce urosną do długiej listy, która będzie Cię przytłaczać.

Przykład: Podczas przeglądania skrzynki mailowej widzisz wiadomość od dostawcy: „Proszę o potwierdzenie koloru frontów w projekcie X”. Zamiast odkładać to na koniec dnia, odpowiedz od razu, zajmie Ci to mniej niż minutę i oszczędzi konieczności wracania do tego tematu.

2. Technika Pomodoro – praca w rytmie 25 minut

Ustaw timer na 25 minut i pracuj w pełnym skupieniu nad jednym zadaniem. Po tym czasie zrób 5 minut przerwy. Po czterech takich cyklach dłuższa pauza 20–30 minut. Kiedy tworzysz koncepcję, rysujesz w CAD czy robisz moodboard, łatwo wpaść w pułapkę ciągłego sprawdzania czegoś - wiadomości, mediów społecznościowych czy maili. Pomodoro trzyma Cię w ryzach i uczy skupienia na jednym procesie.

Przykład: Pracujesz nad wizualizacją kuchni. Zamiast jednocześnie odpowiadać klientowi na Messengerze, ustaw 25 minut wyłącznie na dopracowanie detali w projekcie, a wiadomości odpisz w przerwie.

3. Planowanie blokowe – czas na konkretne zadania

Zarezerwuj w kalendarzu bloki czasu na określony typ działań, np. poniedziałek rano na koncepcje, wtorek popołudniu na kosztorysy, a piątek na spotkania i nadzory. W pracy projektanta przełączanie się między różnymi rodzajami zadań spowalnia i wyczerpuje. Planowanie blokowe ogranicza chaos i pozwala lepiej wykorzystać energię.

Przykład: Zamiast w środku pracy nad moodboardem odbierać telefon od wykonawcy i tracić wątek, umów rozmowy techniczne w dedykowanym bloku, np. w czwartek 13:00–15:00.

4. Zasada Pareto – skup się na tym, co daje 80% efektów

20% Twoich działań generuje 80% efektów. Zidentyfikuj je i poświęć im więcej czasu, a resztę zadań ogranicz lub deleguj. W projektowaniu wnętrz nie wszystko przynosi taki sam zwrot z inwestycji czasu. Niektóre działania  np. przygotowanie precyzyjnego briefu z klientem, mogą znacząco przyspieszyć późniejszy proces.

Przykład: Analizujesz ostatnie projekty i zauważasz, że dokładne omówienie układu funkcjonalnego na początku zmniejsza liczbę poprawek nawet o połowę. Od teraz poświęcasz temu więcej uwagi, zamiast tracić czas na późniejsze poprawki.

5. Zjedz tę żabę – najtrudniejsze zadanie na start

Zrób na początku dnia to, co sprawia Ci największy opór, a reszta pójdzie łatwiej. W projektowaniu wnętrz często odkładamy trudne decyzje: wyceny, poprawki koncepcji, rozmowy z wymagającym klientem. Tymczasem ich załatwienie daje poczucie ulgi i motywuje do dalszej pracy.

Przykład: Masz klienta, który od tygodnia czeka na poprawki łazienki, a Ty wciąż omijasz ten punkt na liście. Rano po kawie robisz to jako pierwsze , zanim sprawdzisz maile czy social media.

6. Macierz Eisenhowera – priorytety czarno na białym

Jako projektant często masz poczucie, że wszystko jest na wczoraj. Macierz pomaga odróżnić, co naprawdę wymaga Twojej uwagi, a co może poczekać lub zająć się tym ktoś inny. Podziel zadania na 4 grupy:

- Pilne i ważne – zrób od razu.

- Ważne, ale niepilne – zaplanuj.

- Pilne, ale nieważne – deleguj.

- Niepilne i nieważne – usuń.

Przykład: Telefon od dostawcy z pytaniem o zamówienie (pilne, ale nieważne) może odebrać asystentka, podczas gdy Ty kończysz rysunki wykonawcze (ważne i pilne).

7. Reguła 1–3–5 – ogranicz listę zadań

Przeładowany plan dnia kończy się poczuciem porażki. Ograniczenie zadań do realnego minimum zwiększa szanse, że wykonasz wszystko. Zamiast planować 20 rzeczy na dzień, wybierz:

- 1 duże zadanie strategiczne,

- 3 średnie operacyjne,

- 5 drobnych spraw.

Przykład: Dziś Twoje „1” to koncepcja salonu w projekcie premium, „3” to: spotkanie z klientem, zamówienie płytek, wizyta na budowie, a „5” to drobne maile i administracja.

8. Audyt czasu – zobacz, gdzie naprawdę znika Twój dzień

Przez 3–5 dni zapisuj, co robisz w ciągu dnia, co 30–60 minut. Następnie przeanalizuj, ile czasu idzie na projektowanie, a ile na rzeczy, które nie przybliżają Cię do celu. Wielu projektantów jest zaskoczonych, ile godzin pochłania np. szukanie inspiracji w social mediach.

Przykład: Po audycie okazuje się, że 1,5 godziny dziennie tracisz na maile, które mógłby odpisywać ktoś z zespołu. To informacja, którą możesz od razu przekuć w działanie.

9. Lista „Not To Do” – świadome rezygnacje

Nie tylko planuj, co zrobić, ale też decyduj, czego nie robisz. Niektóre czynności rozpraszają, są nieopłacalne lub zaburzają Twój rytm pracy. Wyeliminowanie ich uwalnia czas na kluczowe działania.

Przykład: Postanawiasz, że nie umawiasz spotkań z klientami w poniedziałki, to Twój dzień na pracę koncepcyjną.

10. Jedna rzecz – pełne skupienie na tym, co najważniejsze

Zadaj sobie pytanie: Jaka jedna rzecz, zrobiona teraz, przyniesie największą różnicę w projekcie lub biznesie? Skup się tylko na niej, aż będzie gotowa. Rozproszenie na wiele kierunków spowalnia. W projektowaniu wnętrz skupienie na jednym kluczowym zadaniu daje najlepsze efekty w najkrótszym czasie.

Przykład: Zamiast przełączać się między pięcioma projektami, poświęcasz całe przedpołudnie na dopięcie dokumentacji wykonawczej dla jednego klienta.

Podsumowanie – Twoja praca może być szybsza i lżejsza

Wdrożenie tych metod nie wymaga rewolucji, możesz zacząć od jednej lub dwóch, które najbardziej pasują do Twojego stylu pracy. Każda z nich to mały krok w stronę większej efektywności, mniej stresu i lepszej jakości projektów.

A jeśli chcesz poznać więcej narzędzi i strategii usprawniających pracę projektanta wnętrz, zapisz się na mój newsletter lub sprawdź warsztaty online, w których krok po kroku pokazuję, jak uporządkować procesy w pracowni.

Why do interior designers waste time?

The work of an interior designer is a balancing act between creativity and managing dozens of tasks simultaneously: ongoing projects, client meetings, site supervision, material orders, and running their own business. It’s easy to feel overwhelmed and think that the day is too short, and the to-do list never ends.

Good news? There are simple, proven methods that will significantly speed up your work and give you a sense of control over your time without sacrificing the quality of your projects.

Below you will find 10 techniques that I apply in my work and that you can implement right away. Each of them works well in both a small, one-person studio and a larger design office.

1. Two-Minute Rule – handle small tasks immediately

If something takes less than two minutes, do it right away.This could be a response to a short email from a client, sending a file with a technical drawing, or quickly confirming an order.In our work, there are countless small matters. If you start putting them off, they will soon grow into a long list that will overwhelm you.

Example: While checking your email inbox, you see a message from a supplier: "Please confirm the color of the fronts in project X." Instead of putting it off until the end of the day, respond immediately; it will take you less than a minute and save you from having to revisit this topic.

2. Pomodoro Technique – work in 25-minute rhythms

Set a timer for 25 minutes and work with full focus on one task. After that time, take a 5-minute break. After four such cycles, take a longer break of 20-30 minutes.When you are creating a concept, drawing in CAD, or making a mood board, it’s easy to fall into the trap of constantly checking something – messages, social media, or emails. The Pomodoro Technique keeps you in check and teaches you to focus on one process.

Example: You are working on a kitchen visualization. Instead of simultaneously responding to a client on Messenger, set 25 minutes exclusively for refining the details in the project, and reply to messages during the break.

3. Block Scheduling – time for specific tasks

Reserve blocks of time in your calendar for specific types of activities, e.g., Monday mornings for concepts, Tuesday afternoons for cost estimates, and Fridays for meetings and supervision.In a designer’s work, switching between different types of tasks slows you down and drains you. Block scheduling reduces chaos and allows you to better utilize your energy.

Example: Instead of answering a call from a contractor in the middle of working on a mood board and losing your train of thought, schedule technical calls in a dedicated block, e.g., Thursday from 1:00 PM to 3:00 PM.

4. Pareto Principle – focus on what yields 80% of the results

20% of your actions generate 80% of the results. Identify them and devote more time to them, while limiting or delegating the rest of the tasks.In interior design, not everything brings the same return on time investment. Some actions, such as preparing a precise brief with the client, can significantly speed up the later process.

Example: You analyze recent projects and notice that a thorough discussion of the functional layout at the beginning reduces the number of corrections by half. From now on, you will pay more attention to this instead of wasting time on later corrections.

5. Eat That Frog – tackle the hardest task first

Start your day with the task that you find most challenging, and the rest will go more smoothly.In interior design, we often postpone difficult decisions: estimates, revisions of concepts, discussions with demanding clients. However, dealing with them gives a sense of relief and motivates further work.

Example: You have a client who has been waiting for bathroom revisions for a week, and you keep skipping this item on your list. In the morning after your coffee, you tackle this first, before checking emails or social media.

6. Eisenhower Matrix – priorities in black and white

As a designer, you often feel that everything is urgent. The matrix helps distinguish what truly requires your attention and what can wait or be handled by someone else. Divide tasks into 4 groups:

- Urgent and important – do immediately.

- Important but not urgent – schedule.

- Urgent but not important – delegate.

- Not urgent and not important – eliminate.

Example: A call from a supplier asking about an order (urgent but not important) can be answered by an assistant while you finish the execution drawings (important and urgent).

7. 1–3–5 Rule – limit your task list

An overloaded daily plan ends with a sense of failure. Limiting tasks to a realistic minimum increases the chances that you will accomplish everything. Instead of planning 20 things for the day, choose:

- 1 large strategic task,

- 3 medium operational tasks,

- 5 small matters.

Example: Today your "1" is the concept of a premium project showroom, "3" includes: meeting with the client, ordering tiles, visiting the construction site, and "5" consists of minor emails and administration.

8. Time Audit – see where your day really goes

For 3–5 days, record what you do throughout the day every 30–60 minutes. Then analyze how much time goes into design and how much into things that don’t bring you closer to your goal.Many designers are surprised by how many hours are consumed, for example, searching for inspiration on social media.

Example: After the audit, it turns out you spend 1.5 hours a day on emails that someone from the team could respond to. This is information you can immediately turn into action.

9. "Not To Do" List – conscious resignations

Not only plan what to do, but also decide what you won’t do.Some activities are distracting, unprofitable, or disrupt your work rhythm. Eliminating them frees up time for key actions.

Example: You decide not to schedule meetings with clients on Mondays; that’s your day for conceptual work.

10. One Thing – full focus on what matters most

Ask yourself: What one thing, done now, will make the biggest difference in the project or business? Focus solely on it until it’s ready.Distraction in many directions slows you down. In interior design, focusing on one key task yields the best results in the shortest time.

Example: Instead of switching between five projects, you dedicate the entire morning to finalizing the execution documentation for one client.

Summary – Your work can be faster and lighter

Implementing these methods doesn’t require a revolution; you can start with one or two that best fit your working style. Each is a small step towards greater efficiency, less stress, and better project quality.

And if you want to learn more tools and strategies to streamline the work of an interior designer, sign up for my newsletter or check out the online workshops where I show step by step how to organize processes in the studio.

Business training for interior designers / Marketing and strategy for architects / Mentoring and coaching for interior designers / Development and personal branding for interior architects / Courses, workshops, ebooks for architects / Tools and digital products for designers / Podcast for interior architects / Interior Design / Interior Designer / Interior Architect / Interior Project / Finishes and renovations / Turnkey implementations / Nowy Dwór Gdański, Vistula Spit, Stegna, Jantar, Sztutowo, Mikoszewo, Kąty Rybackie, Krynica Morska, Elbląg, Malbork, Tczew, Gdańsk, Pruszcz Gdański, Borkowo, Juszkowy